Che cos'è Intranet?

Essa è una rete aziendale contenente informazioni che riguardano i soli professionisti performanti all'interno dell'azienda stessa... non sono pubblicamente accessibili.

Intranet è la cassetta degli attrezzi ideale per chi lavora in una realtà privata o nel pubblico, ma raramente viene sfruttata come si potrebbe. Spesso essa è stata male impiegata perchè è stato necessario porsi su internet, che in quanto mondo aperto porta consenso istituzionale e pubblico.

In base all'organizzazione che la utilizza, si suddivide in due principali tipologie:

Le Intranet Istituzionali sono essenzialmente rivolte alle attività di supporto della catena del valore (comunicazione interna, gestione delle risorse umane, amministrazione e controllo, gestione delle facilities, ecc). Costituiscono in genere un canale di comunicazione prevalentemente "unidirezionale" (dall'impresa al personale) che pubblica on-line informazioni di utilità generale (rassegna stampa, bollettini, notizie sulla vita aziendale, rubrica dei dipendenti, informazioni sui prodotti, ecc). In alcuni casi offrono anche servizi che automatizzano e semplificano, in una logica self-service, alcune specifiche attività: modulistica, prenotazione sale riunioni, Help Desk, sportello biblioteca, e-Learning, ecc.

Le Intranet Istituzionali possono avere un duplice obiettivo: da una parte aumentare il senso di appartenenza dei dipendenti all'azienda e sviluppare una visione e una cultura aziendale comune, dall'altra semplificare e ridurre i costi di alcune procedure rivolte al personale.

La seconda tipologia risponde al nome di Intranet Operative; esse nascono per supportare le attività primarie della catena del valore (operation, sales, marketing, ecc.). Hanno, in genere, ambiti di azione più circoscritti rispetto agli altri modelli di Intranet, essendo rivolte tipicamente solo a quelle persone con specifici ruoli e compiti nei processi supportati.

Gli obiettivi che si prefiggono sono strettamente connessi agli specifici processi: possono essere obiettivi di efficienza, legati all'automazione di alcune attività, oppure obiettivi di efficacia, legati all'aumento della qualità di un processo (ad esempio, nel caso di un'applicazione di Customer Relationship Management, migliore servizio al cliente grazie alla più ampia base informativa disponibile al personale commerciale).

Esisterebbe poi un terzo tipo di Intranet aziendale: l'intranet di Knowledge Management.

Queste sono finalizzate a favorire l'accumulo, l'archiviazione e la condivisione della conoscenza in un'impresa. Si tratta di applicazioni che spesso hanno una valenza trasversale rispetto ai processi, anche se in alcuni casi possono essere maggiormente focalizzate su specifici ambiti aziendali (ad esempio, la ricerca e sviluppo o la funzione commerciale). A questo fine mettono a disposizione del personale dell'impresa funzionalità di supporto alla gestione dei documenti (archiviazione, indicizzazione, correlazione, versioning, ricerca) e, a volte, strumenti di community sia sincroni (chat, instant messaging, ecc.) che asincroni (forum, mailing list, ecc.).

Oggi la gestione delle intranet nelle attività pubbliche è quasi sempre demandata agl’informatici. Non viene continuativamente aggiornato... in pochissimi casi c’è una redazione apposita che si occupi sempre di aggiornare i contenuti. Ciò è uno spreco di risorse per due motivi principali:

1. 
   
   La comunicazione interna è fondamentale; essa permette di ottimizzare tempi, risorse, sforzi e migliora l'efficienza dell'intera azienda partecipante. La gestione della conoscenza è uno dei valori principali di un'azienda, non per questioni di controllo, ma per ottenere l'armonizzazione delle proprie strutture interne verso l’obbiettivo.
   
   
2. 
   
   Una buona intranet da la possibilità di fare una buona internet. Non esiste una comunicazione verso l’esterno se non c’è comunicazione interna.  

Pur essendo intranet un mondo dove centinaia di migliaia di persone lavorano ogni giorno, è sempre abbastanza abbandonata a se stessa. Perchè? Cosa manca in intranet? Manca la diretta, manca la realtà del momento. E' una situazione statica. 

Molte aziende hanno però altri organi di comunicazione: oltre ad house organ e newsletters, ci sono anche radio o webtv aziendali o societarie... mediano tra l’intranet e l’internet dell’azienda. Più è grande una realtà più grande è l’investimento nella comunicazione (perchè è difficile raggiungere realtà lontane).